Гайд: использование личного имущества работника. Как включить выплаты сотруднику в состав расходов организации

Ст. 188 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя компенсировать расходы сотрудникам, связанные с использованием их личного имущества в интересах предприятия. О каком имуществе идет речь? Посредством каких договоров оформляется использование личного имущества сотрудника? Как учитывать подобные расходы? Обо всем этом мы поговорим в данной статье. 

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности. Поэтому компенсации может подлежать применение в работе любого личного имущества при наличии следующих условий:

•  согласие работодателя

• письменное подтверждение об использовании личного имущества сотрудника в рабочей деятельности организации.

Чуть позже мы поговорим, каким образом и в какой форме фиксируется данное действие, а пока набросаем примерный список имущества, которое может быть задействовано:

• инструменты;
• оборудование;
• транспорт;
• расходные материалы.

Каким образом личное имущество может участвовать в рабочей деятельности организации?

1. Имущество используют все сотрудники или несколько(например компьютер или ноутбук)
2. При выполнении служебных обязанностей(например личный автомобиль)
3. Имущество используется для личных целей сотрудника, не связанных с уставной деятельностью учреждения(например электрический чайник).

Договор использования личного имущества может быть заключен в виде:

1. Договор безвозмездного пользования ссуды
2. Договор аренды + акт приемки-передачи:
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества в служебных целях.

! В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды.

Какие документы нужны, чтобы оформить дополнительное соглашение о выплате работнику компенсации?

• соглашение о выплате работнику компенсации;

• документ о праве собственности на имущество или доверенность на его использование;

• технический паспорт на имущество (для транспорта — ПТС);

• документы, подтверждающие факт реального применения имущества в интересах работодателя (для транспорта — путевые листы)

• копия свидетельства о регистрации транспортного средства;

• документы, подтверждающие расходы на ГСМ.

Компенсация за использование личного имущества сотрудника полагается именно при наличии дополнительного соглашения к трудовому договору, поскольку выплаты по договору аренды учитываются в самом акте, без привязки к трудовому. 

Когда выплачивается компенсация?
Ежемесячно.

В каким случаях компенсация не выплачивается?
Когда работник отсутствует на работе и не использует в это время свой транспорт для работы (отпуск, больничный, командировка).

Есть несколько способов включить выплаты за использование личного имущества сотрудника в состав расходов организации:

1) Договор ссуды:
Расходы по договору ссуды идут именно на содержание имущества. Это обоснованные расходы организации, поскольку произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

2)Договор аренды

• Стоимость аренды имущества учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. 
• Расходы на содержание и эксплуатацию учитывайте в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
• С доходов работника в виде арендной платы НДФЛ должен быть начислен, удержан и перечислен в бюджет.

3) Дополнительное соглашение о выплате работнику компенсации.
Выплаты по соглашению учитываем в составе прочих расходов, связанным с производством и реализацией.
Подробнее можете почитать здесь 

Расчет страховых взносов. Как быть с ним? 

• При получении имущество в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо.
• При аренде имущества страховые взносы начислять не надо, так как плата за право пользования имуществом объектом обложения не является. 
• Оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Поговорим об НДФЛ
Здесь ситуация практически такая же, как и со страховыми взносами, единственное отличие касается вычетов по договору аренды. 

1. Для договора ссуды НДФЛ не начисляется, так как имущество передается в безвозмездное пользование.
2. Для договора аренды НДФЛ должен быть начислен, удержан и перечислен бюджет. Поскольку данный вид деятельности, согласно НК РФ подлежит налоговому обложению.
3. Компенсация, выплаченная по соглашению об использовании личного имущества сотрудника налогом не облагается. 

Как прописать расходы в бухгалтерском учете?

В учете используются следующие проводки: 
Дебет 26 (44) Кредит 73 (70) — начислены суммы компенсации; 
Дебет 73 (70) Кредит (51) — выплачены денежные средства по соглашению. 

Обязательным условием для выплаты компенсации сотруднику является не только заключение соглашения, но и  издания соответствующего приказа об использовании личного имущества сотрудника.  

Для тех кто хочет получить востребованную профессию или же повысить уровень уже имеющихся навыков в бухгалтерском деле, ЕВИДПО предлагает программу обучения по направлению “Бухгалтерия”. Обучение проходит дистанционно, что позволит вам, освоить интересующую вас тему, не выходя из дома. 25 курсов различной направленности, которые ответят на все ваши вопросы в такой непростой сфере. 

1. Личное имущество сотрудника может быть задействовано в рабочей деятельности при наличии согласия работодателя, а также письменной фиксации данного действия.
2. В законодательстве нет четкого перечня личных вещей сотрудника, которые могут быть задействованы в рабочей деятельности предприятия.
3. использование личного имущества работника может быть оформлено либо через договор ссуды, либо через аренду, либо посредством доп.соглашения к трудовому договору. 
4. Если трудовой договор заключается с новым сотрудником, можно заранее прописать использование, допустим, личного автомобиля сотрудника, для реализации возложенных обязанностей.
5. Запись в графе расходов предприятия напрямую зависит от того, какой договор заключен. 
6. Страховые взносы не по одному из вышеперечисленных соглашений не начисляются.